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怎样选择会议场地

发布日期:2015-12-24 11:39  作者:(好百年婚礼策划中心)  浏览次数:(次)
        不知道是不是很多朋友和我有一样的经历,前段时间公司需要接待一位外国来的贵客。客人喜欢海边的酒店度假村,但是去却不知道深圳这边的海边有哪些适合的场地来举行会议。本来想着定会议场地是个很简单的事情,所以开始想等其他事项都落实后再去寻找合适的场地。当会议时间修改到双休日的其中一天的时候我就迷茫了,基本上大小酒店全部都是婚宴,在其他类型场地做活动可能会产生额外的费用,公司预算有限。这个事情让我的工作遇到了很大的麻烦。
        于是跑遍海边的所有酒店,工作很疲惫,领导责备我工作效率不高,最为我来说,真的是一肚子委屈不知道对谁说。很简单的一个事情,最后让整个部门的人都分头去寻找,大家每天都跑的很疲惫。
        最后找到了大梅沙湾游艇度假酒店,是一所特色的酒店,不仅仅是办婚呀,大型会议,表演等都可以举行,而且还有游艇俱乐部,可以组游艇出海,玩帆船,休闲娱乐一体的。宾客也很满意这次的合作。



 
会议场地选择注意事项:

1.会议前期策划期间落实大致到场的人数、参会人员的级别及身份、活动的大致流程是否需要吃饭和住宿。

2.根据会议的最初方案确定交通的大致区域,划分区域的时候要特别留意参会人员大多数采用的交通工具及出发区域。

3.根据人数、会议形式、区域选择、场地租赁预算或理想的场地装修规格、会议时间提出理想需求酒店。

4.如果是在成都举办会议的话,你可以垂询我们,我们可免费提供会议方案,在会议时间不精确的情况下落实是否会议时间是周末。

5.通过专业的会务预定网站推荐场地,筛选出意向场地提交会议筹备组审核,进行具体修改,要注意楼层、厅内有无柱、电梯是否满足参会人群流畅入场、现场采光、搭建货梯、现场用电、洗手间的分布、VIP休息室等会议中必备硬件设施是否齐全。

6.如有餐饮和住宿,需要注意具体台型的拜访,菜品的选择、酒水是否可以自带等细节。



 
        除此之外,在地点的选择上还会考虑当地的治安状况、会议地点到机场的道路情况等。或者海边度假村等比较休闲放松的地方。根据调查,美国的会议策划者倾向于将会议安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒店以及会议中心等。选择城中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物;而郊区酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源;机场酒店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型;大型的会议则比较适合在中心城市的会议中心举办,因为一般的会议中心不提供客房,因此参会者须被安排在附近的酒店住宿。

        会议通常可以分为营利性和非营利性两类,营利性会议是指通过会议的举办,主办方直接从会议中获取一定的利润;非营利性会议则不以会议赢利作为直接目的,如政府会议、专业学术会议、经销商会议等。对于非营利性会议,会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解,确定会议项目的内容,然后决定与预算相当的举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算,并据此选择合适的会议举办地。

        同样地,在考虑会议举办地时,会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内,但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。大梅沙湾游艇度假酒店就是能够满足您一切需求的会议场地!
 

 
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